Privacyverklaring
KidzWijz is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in onderstaande privacyverklaring.
Persoonsgegevens die KidzWijz verwerkt
KidzWijz verwerkt persoonsgegevens over je, doordat je gebruik maakt van mijn diensten en/of omdat je deze zelf aan mij verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die ik verwerk bij aanmelding:
Voor- en achternaam
Naam ouders als cliënt minderjarig is
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Geboortedatum
Voornaam broertjes/zusjes en positie in het gezin
De exacte hulpvraag
School + adres + telefoonnummer
Naam leerkracht(en) / IB-er
Groep + groepsverloop
In sommige gevallen het BSN nummer
Aantekeningen na telefonisch gesprek waarin vragen worden gesteld waar persoonlijke zaken / gezondheidsgegevens in naar voren kunnen komen
Ondertekening Begeleidingsovereenkomst + Algemene Voorwaarden
Ondertekening begeleidingsplan + evaluatievlagen
Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens
KidzWijz verwerkt gegevens die nodig zijn voor jouw behandeling. Dit omvat ook gevoelige of bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens. Voor het verwerken van deze persoonsgegevens vraag ik om je toestemming door middel van paraaf en handtekening op de begeleidingsovereenkomst. Voor de verwerking van persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar vraag ik om toestemming van hun ouders of voogd. Ik deel nooit informatie met derden zonder dit eerst met jou/je ouders te overleggen. Hiervoor vraag ik je zowel mondeling als schriftelijk toestemming.
Waarom ik deze gegevens nodig heb
KidzWijz verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
om goed in te kunnen spelen op jouw hulpvraag
voor facturering
voor directe communicatie
voor zo nodig contact met andere betrokken instellingen, uiteraard met jouw toestemming zowel mondeling als schriftelijk
je te informeren over wijzigingen van mijn diensten en producten
als je je inschrijft voor een cursus / workshop / lezing en het versturen van de informatie m.b.t. de betreffende cursus / workshop / lezing
versturen van verslaglegging
versturen van informatie als dat afgesproken is
Hoe lang ik gegevens bewaar
KidzWijz zal jouw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verzameld. Uiteraard houd ik me aan de wettelijke en fiscale verplichtingen: de plicht aan belastingdienst van het bewaren van facturen van 7 jaar en de wettelijke bewaarplicht persoonsgegevens Specialistische Jeugdhulp / zorg van 20 jaar. Gegevens Remedial Teaching en Coaching worden 7 jaar bewaard.
Professionalisering
Informatie omtrent de cliënt kan gebruikt worden om geanonimiseerd te bespreken tijdens een intervisie met een collega-therapeut. Dit is geanonimiseerd; de informatie die besproken wordt, is niet herleidbaar naar een persoon.
Delen met anderen
KidzWijz deelt jouw gegevens niet met derden zonder jouw toestemming en zal deze alleen verstrekken als dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die in opdracht van mij gegevens verwerken, sluit ik een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. KidzWijz blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
In kaart brengen websitebezoek
KidzWijz gebruikt voor zover ik weet geen cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar . Ik zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op je verzoek reageren.
Beveiliging
KidzWijz neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Papieren documenten en beveiliging
KidzWijz bewaart alle papieren met persoonsgegevens in een afsluitbare kast. Ik ben de enige die daar toegang tot heeft.
Digitaal opgeslagen documenten en beveiliging
Digitaal worden documenten opgeslagen in het elektronisch cliëntendossier en op een externe HD waar alleen ik het wachtwoord van heb om toegang te krijgen.
Archief
Boekhouding wat gearchiveerd moet ten doel van de wettelijke en fiscale verplichtingen, wordt bewaard op een geheime plaats waartoe niemand zomaar toegang heeft.
Als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via .
Datalekken
Ik weet wat een datalek is en zal een datalek (indien bij mij bekend) altijd melden aan jou en het lek opnemen in mijn zogenaamde ‘incident register’. Melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
Een inbreuk in verband met persoonsgegevens moet worden gemeld aan de toezichthouder, tenzij het lek geen risico oplevert op negatieve gevolgen als identiteitsfraude of reputatieschade. (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl)
Mailverkeer
Via de mail wordt het volgende verstuurd:
- Correspondentie zonder privacy gevoelige informatie
- De factuur waarop je adres gegevens staan, deze ontvang je via
Via beveiligde mail:
- Correspondentie met privacy gevoelige informatie. Je krijgt dan een code via een sms bericht om de mail te kunnen openen.
- Voor berichten verzonden d.m.v. Whats app / Facebook / Messenger kan ik je niet 100% garanderen dat data beveiligd is.
Met ondertekening van de begeleidingsovereenkomst ga je akkoord met de aangegeven manier van communicatie.
Met de ondertekening van de begeleidingsovereenkomst verklaren ondergetekenden akkoord te gaan en kennis te hebben genomen van de Algemene Voorwaarden en de Privacy Verklaring van KidzWijz waaronder de uitvoering van de overeenkomst zal plaatsvinden.
Contactgegevens
Esther Terpstra is Functionaris Gegevensbescherming van KidzWijz.
Wanneer je contact wilt opnemen met KidzWijz kun je mij als volgt bereiken:
Postadres:
Master Jansenstrjitte 39
9022 AM, Mantgum
Praktijkadres:
De Wide Hoeke 12
9022 AX, Mantgum
KvK 01160987
CAT BO nr.: 56552021-06-04
Privacy Verklaring KidzWijz – Versie 22-1.0 (26-08-2022)
